マルチタスクのメリット・デメリット
まずは、私が実際に感じたマルチタスクのメリット・デメリットをまとめました。
◆マルチタスクのメリット
- 一度の作業で複数案件の同時進行が可能
- 時間が無駄にならない
- 一人で多くの作業をおこなえるためクライアントから重宝される
◆マルチタスクのデメリット
- 集中力が続かない
- 脳がとても疲れやすくなり、ケアレスミスが増える
- 自分がどの案件のどの作業をやっているのかわからなくなる
そもそも、精神科医・作家の樺沢紫苑先生いわく、「人間の脳の仕組み自体がマルチタスクに向いていない」そうです。
（参照：NewsPicks｜【樺沢紫苑】集中力が続かない原因はマルチタスクの“脳疲れ”)
つまり、自分自身に非があるからミスが増えるのではなく、元々人間にできないことを無理をしておこなっているため脳疲労の状態になってしまうのだと言えます。
一人で複数の作業ができる人材は、クライアントにとって貴重な存在です。しかし一歩間違えれば、無理しすぎて疲労が重なったり、体調不良から長期療養につながったりしかねません。
現在の私の状況について
私が現在携わっている案件は以下のとおりです（公開はクライアントから許可を取っています）。
◆バックオフィス領域
- 総務関連：入社や退社など人の入れ替わりの管理、ツール管理、ワーカーさんからの相談・問い合わせ対応、名刺作成・発送
- 経理関連：資金繰り表作成・管理、採算管理、支払管理、源泉所得税リスト作成、税理士との折衝、社会保険や労務関連の書類を役所へ提出、経理関連の問い合わせ対応
- 法務関連：業務委託契約書・覚書の作成や契約行使、弁護士との折衝、法務関連の問い合わせ対応
◆Webライター領域
- Mojiギルド記事の執筆
- 地域ライターメディアの記事作成
- IT系オウンドメディアの記事メンテナンス関連作業
このほかに現在は、国家資格取得のための学習と読書、個人事業2年目の事業計画の立案など幅広いことにも取り組んでいるため、必然的にマルチタスクをせざるを得ない状況になっています。
1日は24時間しかありません。
その24時間のうち睡眠を8時間、食事やお風呂などの生活に必要な時間を仮に4時間と仮定すると、残り12時間しか仕事・学習・自己研鑽に割り振れないことになります。
その12時間をどう使って、これだけの幅広いタスクをさばいていくか。それこそが最も重要なポイントとなるのです。
ききょう提督流 タスク優先度のつけ方
マルチタスクに追われてしまうと、頭の中が混乱し、優先度を決めづらくなります。そのため、できれば作業を始める前に一つひとつのタスクの優先度を決めておきましょう。
正直にお伝えすると私も試行錯誤をしている最中なのですが、現在試しているタスク優先度のつけ方を紹介します。
判断基準その１：「他人」がかかわる仕事か
まず、一番優先度が高いタスクは「他人がかかわっている仕事」です。もし自分の手元で仕事が止まっている場合、かかわっているメンバーの時間を奪ってしまうことになり迷惑をかけてしまいます。
- 自分の作業の次に作業をしなければならないメンバーがいる
- 全員で共有する資料を作成しなければならない
上記の場合は特に優先度を高く設定してみましょう。
判断基準その２：集中したら「すぐ」終わる、自分だけで完結する仕事であるか
次の判断基準は「自分のみで完結する仕事、かつ、5分10分あればすぐ終わるような仕事か」どうかです。
すぐ終わるような仕事なのに「後でいいや」と置いておき、結局期日を迎えて慌ててしまったという経験がある人もいるでしょう。私も時々同じようなことをしてしまいます。
しかし少しの時間と集中ですぐ終わるタスクであれば、すぐ取り組んだほうが忘れずに済みますし、自らマルチタスクを引き起こすこともありません。すぐ終わる仕事ほど先に終わらせておいたほうが、精神的にもかなり楽になります。
判断基準その３：すぐにはできなくても「1か月以内に」終わらせなければならない仕事か
最後の判断基準は「すぐにはできない仕事だけれど1か月以内に終わらせなければならないか」です。
- ものすごく急ぎというわけではない
- 他人もかかわらない
- すぐ終わるような仕事ではない
- そうは言っても1か月以内には終わらせなければならない
私は主にバックオフィス系の業務に携わっているため、上記のような仕事も比較的多いです。
しかし、専業フリーランスとして活動している以上、一番大事なのは「自分のコンディション・体調」です。コンディションが悪い時に仕事を終わらせても、結局修正やミスが発生し手元に戻ってしまうことがあります。
そのため、コンディションや体調を整えたうえで1か月以内に終わらせなければならない仕事を見極めることも重要です。
判断基準その3のタスクは急ぎではないですが、忘れないように「タスク管理表」を作成することをおすすめします。その際には必ず完了期日を書いておくようにしましょう。
優先度付けが難しい！そんな時は…
ここまで優先度の判断基準を紹介しましたが、優先度を付けることは自身の仕事内容にとっては難しい場合があります。
そこで私が実践している優先度付けのコツを紹介します。
- Googleカレンダーなどのアプリに予定を書き込む
- 前日のうちに「明日やること」を日記にピックアップしておく
- 仕事の「おしり（絶対に終わらせなければならない期限）」を確認する
とくにGoogleカレンダーやYahoo!カレンダーなど、カレンダーアプリは優先付けに有効のためおすすめです。期日設定のときに通知を30分前や10分前など、リマインドもしてくれます。忘れないように入力する癖を付けておきましょう。
提督式：自分が無理しないマルチタスクへの対峙方法
最後に、私が普段マルチタスクを抱えながらおこなっている「無理しないために工夫していること」を紹介します。
結論を先にお伝えすると、自分が無理しないためには「動いていてもよいので休息する時間を多くつくる」ことを意識しています。
- 毎週土曜日を「仕事禁止デー」に設定する
- ボウリングを週に2日、2～3ゲームおこない体を動かす
- 毎月2回、温泉に浸かる
- 「ワーケーションデー」を月に複数回つくり、外でタスクをおこなって気分転換
- 他県へドライブしに行く
- 作業が立て込んでいる時はラムネを食べてさわやかな気分になる
- どうしても気分が乗らない時は横になってみる
自分だけの「楽しみ」や「好きなこと」を見つけ実施することで「自己肯定感」が生まれます。
マルチタスクの状態に陥ると、自分は仕事ができないのかな？とネガティブ思考に陥る場合があります。そのため、仕事と楽しみを両立し自己肯定感ができることで、これでいいんだ、また仕事を頑張ろうと前向きな気持ちが生まれるでしょう。
皆さんも、自分だけの「楽しみ」「好きなこと」を見つけてマルチタスクを乗り切りましょう！
この記事を書いたライター
ききょう提督
「読者ファースト最優先」がモットー。2024年1月1日にフリーランスへ転向しました。何にでも興味を持ち、楽しいことを素直に「楽しい」と発信できるライターになりたいです。座右の銘は「努力は必ず報われる」。
ちなみにゲーム好き。一番好き...
