修正依頼を何度も受けて打ち切り寸前となってしまった！
私がこれまでに犯した最大のミスは、納品した原稿に対して何度も修正依頼を受けてしまったことです。
当時、新しいクライアントから5,000文字程度のボリュームの記事を2本受注し、私は順調に1本目を作成して納品しました。一旦、クライアントからは続けて2本目も作成するように指示を受けたので、そちらも執筆し、納品しました。
しかしその後、クライアントからフィードバックされた結果を見た瞬間、私は愕然としたのです。
それは、私が書いた部分のほぼすべてが赤ペンで添削された原稿がフィードバックとして戻ってきたためです。
修正納期も比較的短く、内心パニックになりつつ修正して再納品したものの、まだ修正しきれていない点が多いとご指摘を受けました。
その後何度もご指摘を受け、「このままでは継続していただけませんのでしっかりと対応してください」と叱責されました。
その後、改めて内容について話し合い、再度修正対応をおこない、何とかご納得いただく形で納品が完了しました。
なぜ何度も修正依頼を受けてしまったのか？
何度も修正依頼を受けてしまったこの案件。この現象は、今振り返ってみると以下の原因により発生したと考えられます。
- レギュレーションが曖昧なまま自己判断で進めてしまった
- 納品前に内容をよく確認していなかった
- 精神的に余裕がない状態で対応していた
それぞれの原因について、詳しくみていきましょう。
レギュレーションが曖昧なまま自己判断で進めてしまった
初回の記事作成時にほぼすべての箇所の修正が必要になってしまった最大の要因が、記事作成時のレギュレーションを整合していなかったことです。
その仕事を受注する際に、記事の構成案と指定文字数についての指示書は受け取りましたが、そこには記事内で使用する文字のルールや画像の使用有無などについての指示がまったくなかったのです。
指示がないことに対し、筆者としては「一般的なルールを適用して対応すれば良いだろう」と誤った自己判断をしてしまいました。
その結果、クライアントとの間に齟齬が発生し、多くのフィードバックを受けてしまったのです。
納品前に良く内容をレビューしていなかった
初回納品した記事に対するフィードバック内容には、誤字があったという指摘もありました。
ライターにとって、誤字があるものを納品すること自体、本来あってはならないものです。
本事例ではさらに、同じ表現で同じミスを繰り返してしまい、その結果「何箇所もミスをしている人」という印象を相手に与えてしまったのだと思います。
これは、納品前にしっかりと内容を確認していなかったのが大きな要因です。
また、普段は1台のPCで基本的にMicrosoft Wordを用いて記事を作成していましたが、この案件のときには2台のPCを使い、Microsoft WordとGoogleドキュメントを併用しながら作成していました。その結果、普段使用しているMicrosoft Wordの校閲・校正機能を十分に使用できていなかった点も、ミスにつながった要因となりました。
精神的に余裕がない状態で対応していた
正直、初回の納品を済ませた記事に対して多くのフィードバックを受けたときには、激しく動揺し、平常心を失ってしまいました。
その状態で、しかも修正期日が迫っていたこともあり、ミスが誘発しやすい状況に陥ってしまったのだと思います。
その結果、修正ミスだけでなく、クライアントからの指示を勘違いして新たなミスも発生させてしまうという、考え得る中で最悪の事態となりました。
何度も修正依頼を受けないための3つの対策
納品した記事に何度も修正しなければならない場合、クライアントからの信頼を大きく失いかねません。
また、修正するライター側だけでなく、修正を指示するクライアント側にも大きな負担をかけてしまいます。
そこで、筆者はこの案件以降、何度も修正依頼を受けないために、以下のような対応を図ることにしています。
- 記事作成のレギュレーションをしっかり確認する
- 同じPCとツールを用いて記事作成する
- 内容確認用のチェックシートを作成してチェックする
- 余裕を持った納期に調整する
各対策についてそれぞれ紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
記事作成のレギュレーションをしっかり確認する
まずは大幅な修正に至る大きな要因となった項目からです。記事作成のレギュレーションは自分で判断せず、不明な点があれば必ずクライアントに確認しましょう。
経験豊富なクライアントであればレギュレーションをしっかりと整備している場合が多いですが、クライアントによっては、ライターには明確に提示しないまま、頭の中だけに細かなルールを持ち合わせている可能性があります。
あるいは、まったくルールがない中で依頼されるケースも少なくありません。
事前にレギュレーションを整合し、お互い不明確な部分をクリアにすれば、記事を作成した後の修正が不要になる可能性が高まります。
同じPCやツールを用いて記事を作成する
もし1つの記事作成の際に複数のデバイスやツールを使用する場合、それぞれのデバイスの入力変換の癖などが影響し、統一感のない記事となるリスクがあります。
また、ツールについても同様であり、まったく同じものがアウトプットされない可能性があります。
特に、Mircrosoft WordとGoogleスプレッドシートでは、デフォルトの書式が若干異なるため、同じ記事内で違うフォントが入り乱れるケースが発生しかねません。
以上の理由から、記事作成の際にはなるべく同じPCとツールを使うようにすることをおすすめします。
内容確認用のチェックシートを作成してレビューする
複数のクライアントと仕事していると、そのクライアントによってルールが微妙に異なるものです。
例えば、あるクライアントでは「見る」が正解なのに対し、違うクライアントでは「みる」でなければならないなどの違いがあります。
すべてのクライアントに対して、ルールを頭の中に思い浮かべて記事作成するのは困難です。かといって、毎回レギュレーションをチェックしながら記事作成するのも大変です。
そこで、クライアントごとに間違いやすい漢字や表現をチェックするシートを自分で作成して、提出前にはそのシートを元に確認すると良いでしょう。
たとえば、以下の内容を確認するシートを作るのがおすすめです。
1. Microsoft Excelで誤りの表現と正しい表現の一覧を作成する
2. SUBSTITUTEという関数を設定して誤った表現の件数を検索させる
3. 作成した本文を貼り付けて誤った表現がないかを確認する
4. 誤った表現がある箇所をすべて修正する
上記のようなシートを活用すれば、漏れなく誤字や変換間違いを検出して修正できます。
余裕を持った納期に調整する
どれだけ優れた能力を持ち合わせた人でも、慌てるとミスを発生させてしまうものです。
そこで、修正が必要になった場合の対応を加味して、余裕を持った納期に調整してもらう対応を図りましょう。
納期の調整を申し出るのが難しい場合でも、他の仕事との調整を図りながらなるべく早く納品するような対応が望まれます。
失敗を次の教訓としよう！
ライターとして活動する中で失敗は避けたいものの、ミスはどうしても発生してしまうものです。
しかもミスの規模によっては、取り返しのつかない事態に陥るケースもあります。そうなってしまっては、クライアントに対して大迷惑をかけることになってしまうでしょう。
よって、ミスをしたら、それを教訓にして二度と発生させないような対応をすることが重要です。
皆さんは、筆者の事例を参考にして、ミスを防げるライターとして活躍してください。
この記事を書いたライター
UnoDosTres
車やガジェットが大好きなライター。自分の知識や経験を活かして、わかりやすい記事作成を心がけています。記事を読んでいただき「役に立った！」と思っていただける瞬間が最高です！旅行に出かけるのも好きで、常に新しい体験を求めています。
